موضوع: تحول سازمانی در سطوح بالای عملياتی و در شرايط آشفته

 1. تاثير محيط در حال تغيير بر سازمانها .

 2 . فرايند گام به گام تحول  سازمان با استفاده از مدل تعالی سازمان.

محورهای اساسی موردبحث

  1. سه شريک  گروه اثربخشی راتشکيل نمی دادند

 2. معاون اجرايی درصدد تحول وضعيت روانی، افزايش انگيزش و بهره وری کارکنان بود .

3. او می خواست  بانک را به محيطی دلپذير برای کار و نه يک محيط ناراحت کننده تبديل کند .

 4. وی قصد داشت فرايند مديريت بانک را در جهت توسعه آن متحول سازد .

طرح پيشنهادی و طراحی برنامه

 مسائلی که در اولين جلسه موردبحث و توافق قرار گرفت:

1. شروع برنامه در ظرف دو هفته .

2. تاکيد مشاور بر لزوم احساس تعهد شرکا به برنامه و پشتيبانی حداقل يکی از آنها .

3. اعلام آمادگی معاون اجرايی برای پشتيبانی از برنامه و متقاعد سازی ساير شرکا به اجرای برنامه .

4. اطلاع از عدم حضور مديرعامل بانک در دوهفته ابتدای برنامه بدليل گذراندن برنامه يکماهه ترک الکل و تعهد معاون اجرايی برای رساندن او به برنامه .

آغاز برنامه

 1. ملاقات با مديران جهت تشريح برنامه ها

2. ملاقات با کارمندان  جهت تشريح برنامه ها ، ارائه مدل و نقش آن

3. خودارزيابی کارکنان

گروههای مورد بحث در مدل تعالی سازمانی

1. حل کنندگان مساله

2. مقاومت کنندگان

3. مقاومين زيربنايی

چگونگی بررسی سازمان

   1. تهيه پرسشنامه جهت ارزيابی سازمان ، واحد و سرپرست مستقيم.

  2. تهيه پرسشنامه سنجش هوشياری فردی جهت ارزيابی مالکين بانک .

  3. ملاقات با روسای بانک جهت  بررسی سوالات احتمالی در راستای اجرای برنامه و نقش مديريت ارشد در اجرای برنامه و اهميت آموزش جهت مديريت تغيير و مسائل اصلی که موجب نگرانی مديريت می شود .

  4. تجزيه و تحليل نتايج حاصل از پرسشنامه ها جهت شناسايی مسائل اصلی.

  5. انجام مصاحبه .

نخستين مساله

عدم اطلاع کارکنان از اينکه :

در کدام واحد مشغول بکار هستند .

سرپرست مستقيم آنها کيست .

شيوه انجام مصاحبه

1. انتخاب مکان راحت و خلوت برای انجام مصاحبه 

2. معرفی خود ، کسب اطلاعاتی در مورد مصاحبه شوند و ايجاد اطمينان در او .

3. برخوردی دوستانه و بدور از واکنشهای افراطی .

4. رعايت جوانب احتياط در طرح سوالات و ارايه نظرات .

5. انجام تحقيق پيمايشی قبل از مصاحبه (در صورت نياز) و استفاده از نتايج آن در مصاحبه .

6.يادداشت برداری از نکات مطرح شده در خلال مصاحبه .

7.برشمردن نقاط قوت و ضعف سازمان در کنار هم .

شيوه انجام مصاحبه

8.ثبت آنچه گفته می شود و نه آنچه مطلوب شماست .

9.خاتمه دادن به مصاحبه در صورت عدم دريافت اطلاعات مفيد .

10.خلاصه سازی نتايج مصاحبه  در سه دسته نقاط قوت ، راه حل احتمالی و موارد متفرقه .

سوالات مصاحبه

1. بنظر شما ، اصلی ترين نقاط قوت سازمان شما کدامند ؟

2. مهمترين نقاط ضعف و فرصتهايی که برای بهبود وجود دارند کدامند ؟

3. بهترين چيزی که از کار کردن در اين مکان دوست داريد چيست؟

4. شما با چه جملاتی سازمان خود را تشريح می کنيد ؟ 

5. شما فرهنگ و هنجارهای موجود در سازمانتان را چگونه توضيح می دهيد ؟

6. در صورتيکه بخواهيد به روحيه حاکم بر سازمانتان نمره ای از 1 تا 10 بدهيد بنحويکه 1 کمترين و 10 بيشترين نمره باشد ، آن نمره کدامست .

7. چه عواملی سبب بروز روحيه بالا و چه عواملی سبب ايجاد روحيه پائين در سازمان می شود .

سوالات مصاحبه

8. دريک مقياس 10 نمره ای شما بعنوان يک کارمند چقدر احساس ارزش می نمائيد

9.سازمان شما برای اينکه کارکنان احساس ارزش کنند چه می کند؟ چه عواملی  سبب بروز احساس بی ارزش شدن می شود ؟

10. در يک مقياس 10 نمره ای که در آن 1 نشاندهنده محدود بودن و 10 نشان  دهنده آزاد بودن است ، شما از نظر احساس آزادی در سازمان چه نمره ای به خود می دهيد ؟

11. چه موانعی ، در صورت وجود، شما را از بهره برداری کامل از توانائيهای بالقوه تان باز می دارد؟

12. آيا محيط کاری شما ابداع ، بهبود و ايده های جديد را تشويق می کند ؟

سوالات مصاحبه

13. شيوه پيشرفت  در سازمان شما به چه صورت است ؟

14. آيا سازمان کارکنانی را که عملکرد  خوبی دارند شناسايی کرده و به آنها پاداش می دهد؟

15.بعضی از مواردی که در سازمان شما سبب انگيزش يا بی انگيزگی می شوند کدامند ؟ چه چيزی شما را برمی انگيزاند .

16.آيا می توانيد چند عامل را که در افزايش انگيزه و روحيه موثر است نام ببريد؟

17. آيا درک درستی از آنچه که بايستی انجام دهيد و نحوه انجام آن داريد ؟

18. شرايط کاری و مزايای سازمان خود را چگونه ارزيابی می کنيد؟

سوالات مصاحبه

 19. شيوه مديريت رهبران سازمان خود را چگونه ارزيابی می کنيد؟

20.عملکرد موثر تيم مديريت ارشد به چه اندازه است ؟

21.مديريت ارشد برای ايجاد بينش درست درکارکنان چه می کند؟

22.عملکرد گروهی واحدها را چگونه ارزيابی می کنيد؟

23.جايگاه مشتری در سازمان شما کجاست؟

24.بعضی از نگرانيهای همکاران خود را نام ببريد.

25.آيا سازمان شما به امر آموزش و ايجاد فرصت برای ارتقای حرفه ای می پردازد؟

26.عمده ترين تغييراتی که معمولاٌ در سازمان شما صورت می گيرد را تشريح نمائيد .

27.در صورتيکه منابع و قدرت نامحدودی در اختيارداشتيد چه فعاليتهايی را درجهت بهبود عملکرد و روحيه انجام می داديد؟

يافته های عمومی

1. بانك موردنظر به جامعه اي روستايي ارائه خدمات مي نمايد.

2. ركود اقتصاد كشاورزي ‏، روبرو شدن با مشكلاتي در بازپس گرفتن وامها و نياز به مسدود كردن چندين كسب و كار و مزرعه كه متعلق به خويشاوندان و نزديكان كاركنان بانك بود ، چالشهايي را براي بانك ايجاد كرده بود .

3. در ابتداي انجام تحقيق چارت سازماني رسمي در بانك وجود نداشت و بسياري از كاركنان در مورد اين مساله كه بايستي به چه كسي گزارش دهند دچار ابهام و سردرگمي بودند .

4. شرکا هيچگاه بر سر وظايف محوله شان به توافق نرسيدند.

5. بی انگيزه شدن رئيس هيئت مديره.

يافته های عمومی

6. كاركنان بانك رئيس هيات مديره را بعنوان فردي كه داراي دانش زيادي در امور بانكداري است ولي بدليل مصرف بيش از حد نوشابه هاي الكلي بهره وري خود رااز دست داده ، مي پنداشتند .

7. عدم وجود ارتباطات قوی معاون اجرايی با سايرين و اعمال شيوه مديريت استبدادی .

8. محيط بانک پر از توطئه و دسيسه بود .

9. ايجاد نگرش من اهميت نمي دهم يا من همان كاري را مي كنم كه به من گفته شده است در کارکنان .

10. جدا نمودن كاركنان بخش اعتبارات از بخش معاملات  و سرويس دهی به مشتريان

مخاطبين گزارش نتايج

 1. سازمان .

 2. واحدها.

 3. سرپرستان

 4. مالکان

فعاليتهای پس از ارائه بازخورد

1. تشکيل جلسه با حضور همه کارکنان

2. ارائه مطالب آموزشی با موضوع :

" چگونه با تغيير زمانبنديها در امور شخصی و سازمانی به موفقيت برسيم؟"

3. ارزيابی نتايج تحقيق  در اولويت بندی محدوديتها و فرصتها .

4. جمع بندی

نقاط قوت

1. بانک از ايده هايی که فرصتهای پيشرفت را برای بانک فراهم آورد حمايت می نمايد و بسياری از شيوه هايی را که بانکهای بزرگتر استفاده می کنند ، بکار می گيرد .

2.مديريت خوب منابع و داراييهای شرکت .

3.نسبت بالاي کارمندان / داراييها

4.مالکين بانک افراد توانمند و با تجربه ای می باشند .

5.اشتباهات فنی در حداقل ممکن است .

6.کارکنان از استعداد و تواناييهای بالقوه بالايی برخوردارند .

7. کارکنان از کار کردن در بانک احساس غرور می کند ، زيرا در اين شهر کار کردن در بانک دارای پرستيژ بالايی است .

نقاط قوت

8. شرايط کاری خوبی بر بانک حکمفرماست . (حقوق ، مزايا ، سهم سود ، سهام و تسهيلات زيادی به کارکنان اعطا می شود)

9.مالکان بانک آرزوی داشتن بانکی تراز اول و پيشرو را در ذهن خود می پرورانند .

10.منابع کافی ( از قبيل تجهيزات ، پشتيبانی نيروی کار و منابع مادی) به ميزان کافی برای انجام موفقيت آميز کار وجود دارد .

11.تمايل زيادی به پاسخگويی به نيازهای در حال تغيير وجود دارد .

12. نسبتهای هر واحدی بيانگر اين مطلب است که هر واحد دارای احساس تعهد بالايی برای حرکت بسمت تعالی می باشد  . آنها برای هرگونه بهبودی در سيستم آمادگی دارند .

13 .رويه های قابل انعطافی که پاسخگوی نيازهای شخصی افرادمی باشد .

فرصتهايي برای بهبود

1. ارتباطات . کارکنان تمايل دارند که به نحو بهتری از قضايا مطلع شوند . آنها اطلاعات مهم بانک و تصميماتی عمده ای را که گرفته  می شود از خارج از بانک دريافت می کنند .

2. ساختار سازمان بايستی برای کسب نتايج بهتر مجددا ٌارزيابی و طراحی شود .

3. درک صحيحی از رسالت و فلسفه سازمان وجود ندارد .

4. نياز به اينکه مديران ارشد در قالب يک گروه واحد کار کنند و با انجام وظايف رهبری خود بينش درستی را در کارکنان ايجاد نمايند .

5. نياز کارکنان به تعريف مسئوليتهای شغلشان بصورت واضحتر و دريافت بازخورهايی درمورد نحوه عملکردشان . بسياری از کارکنان در مورد مرجع بالاتر از خود اطلاع کافی ندارند .

6. روحيه کارکنان پايين ارزيابی شد .

فرصتهايي برای بهبود

7. بندرت از کارکنان بخاطر عملکرد خوبشان تقدير می شد اما در مقابل برای اشتباهاتشان بشدت مورد انتقاد قرار می گرفتند .

8. مديران بايستی دوره های آموزشی لازم را برای آشنايی با مهارتهای نوين مديريت طی نمايند .

9. بسياری از  افرادی که در سمتهای مديريتی هستند درک درستی از نقش و وظايف مديريت ندارند . 

10 .ارزيابی رويه ها و سياستهای بانک و ارائه گزارش در مورد آنها برای کاهش بوروکراسی مفيد بنظر می رسد .

پايان